En este post se explica qué son las hojas de verificación y para qué sirven. También encontrarás cómo se hace una hoja e verificación, cuáles son los tipos de hojas de verificación y ejemplos de cada tipo. Por último, podrás ver cuáles son los beneficios de usar una hoja de verificación.
Índice
¿Qué es una hoja de verificación?
Una hoja de verificación es una hoja con formato de tabla que sirve para registrar datos de un proceso. Es decir, una hoja de verificación es una plantilla que se usa para observar un proceso e ir apuntando los fenómenos observados a medida que van sucediendo.
Por ejemplo, se puede utilizar una hoja de verificación para registrar los diferentes defectos de las unidades fabricadas, de manera que un operario apunta en una hoja de verificación cada defecto que encuentra. De este modo se puede saber cuáles son los defectos que se producen y cuáles son los que más se repiten.
La hoja de verificación también se puede llamar lista de chequeo, hoja de comprobación u hoja de control.
La principal característica de una hoja de verificación es que se registran los datos haciendo marcas. Así pues, una hoja de verificación se suele dividir en regiones, de manera que las marcas realizadas en diferentes regiones tienen un significado diferente. Los datos se leen observando la ubicación y el número de marcas en la hoja.
En gestión de la calidad, las hojas de verificación tienen muchas aplicaciones, pero básicamente se usan para registrar elementos de un proceso. Los datos recopilados con una hoja de verificación son útiles para analizar el rendimiento del proceso, identificar las causas de los defectos y revelar tendencias o patrones.
Ten cuenta que la hoja de verificación es una técnica de recopilación de datos importante en la gestión de la calidad, de hecho, se considera como una de las siete herramientas básicas de la calidad.
Cómo hacer una hoja de verificación
Los pasos para hacer una hoja de verificación son:
- Definir el objetivo: en primer lugar, se debe tener claro cuál es el problema que se quiere abordar y qué se pretende conseguir con la investigación. Esto te ayudará a diseñar una hoja de verificación que se adapte a las características de la investigación.
- Establecer la frecuencia para recoger datos: se debe decidir cuándo se recopilarán datos y durante cuánto tiempo.
- Diseñar la hoja de verificación: una vez se han definido las características de la investigación, se debe construir una tabla que permita recoger los datos de forma sencilla y eficiente. Ten en cuenta que es importante que la hoja de verificación permita registrar los datos haciendo marcas simples, de manera que luego no se tengan que procesar los datos para poder analizarlos.
- Añadir información a la hoja de verificación: la hoja de verificación debe contener toda la información necesaria para que los operarios puedan entenderla y usarla fácilmente. Por lo tanto, se debe poner el nombre de las fechas, operarios, categorías, etc.
- Comprobar el uso de la hoja de verificación: antes de ponerla en funcionamiento, debes hacer unas pruebas para comprobar que la hoja de verificación está bien diseñada, es decir, que permite recoger los datos de interés y es fácil de usar.
- Formar al personal: para poder llevar a cabo la investigación y que los datos recopilados sean correctos, debes entrenar a los operarios que la utilizarán para que hagan un uso correcto de la hoja de verificación.
- Recopilar datos: ahora que ya está hecha la hoja de verificación, es momento de observar el proceso y apuntar en la zona correspondiente de la hoja de verificación cada vez que ocurre un fenómeno.
Tipos de hojas de verificación
Los tipos de hojas de verificación son:
- Hoja de verificación de frecuencia: sirve para apuntar el número de veces que ocurre un fenómeno.
- Hoja de verificación con clasificación: se usa para recolectar los datos de manera que se puedan clasificar según los cruces de columnas y filas.
- Hoja de verificación de localización: es una representación gráfica de un proceso o un producto en la que se puede apuntar el lugar dónde ocurre cada fenómeno o defecto.
- Hoja de verificación con escala de medición: se utiliza para apuntar la frecuencia de cada fenómeno con el objetivo de graficar una distribución de frecuencia.
Ejemplos de hojas de verificación
Para acabar de entender su significado, a continuación se muestra un ejemplo de cada tipo de hoja de verificación.
Ejemplo de hoja de verificación de frecuencia:
Ejemplo de hoja de verificación con clasificación:
Ejemplo de hoja de verificación de localización:
Ejemplo de hoja de verificación con escala de medición:
Beneficios de la hoja de verificación
Los beneficios o ventajas de utilizar una hoja de verificación son los siguientes:
- La hoja de verificación permite recopilar datos de manera fácil y rápida.
- Ayuda a crear histogramas, diagramas de barras y diagramas de Pareto.
- Facilita la supervisión de un proceso.
- También proporciona una base de datos para futuras investigaciones.
- Permite identificar los defectos según diferentes criterios: por tipo, localización, causa, etc.
- Ayuda a identificar la frecuencia con la que ocurre el problema.
- Ayuda a tomar decisiones basadas en datos en lugar de suposiciones o intuiciones.
Hoja de verificación y checklist
La hoja de verificación y el checklist son dos herramientas muy utilizadas en gestión de la calidad, no obstante, se confunden a menudo ya que el checklist también se conoce como lista de verificación. Así pues, en este apartado veremos cuál es la diferencia entre una hoja de verificación y un checklist.
Un checklist (o lista de verificación) es una lista en la que se enumeran todas las tareas que se deben hacer. Es decir, un checklist es una hoja que sirve para verificar que se cumplen una serie de procesos o pasos.
Por lo tanto, la diferencia entre una hoja de verificación y un checklist es que la hoja de verificación sirve par recopilar datos de un proceso, en cambio, el checklist se usa para repasar que se han hecho todos los pasos de un proceso.