Checklist (lista de verificación)

En este artículo se explica qué es un checklist (o lista de verificación) y para qué sirve. También encontrarás cómo se hace un checklist, ejemplos y cuáles son los diferentes tipos de checklist. Además, podrás ver qué ventajas proporciona el uso de un checklist.

¿Qué es un checklist (o lista de verificación)?

Un checklist (o lista de verificación) es una lista en la que se enumeran todas las tareas que se deben hacer. Así pues, un checklist es una hoja que sirve para verificar que se cumplen una serie de procesos o pasos.

El funcionamiento de un checklist o lista de verificación es sencillo: el operario debe ir marcando las tareas a medida que las va completando. De manera que, si ha realizado el proceso correctamente, todas las tareas del checklist estarán marcadas cuando haya terminado.

En algunas listas de verificación también es importante el orden en el que se hacen las tareas, por lo que no solo se deben llevar a cabo todos los pasos, sino que además se deben ejecutar en el orden correcto. Más abajo veremos cuáles son los diferentes tipos de checklist.

Los checklists se suelen utilizar en trabajos repetitivos en los que resulta fácil olvidarse de hacer un paso del proceso, no obstante, si el operario va siguiendo la lista de tareas y las va marcando se asegurará de completar todos los pasos.

Cabe destacar que el checklist recibe muchos nombres distintos como lista de chequeo, lista de comprobación, hoja de verificación u hoja de control.

Cómo hacer un checklist

Los pasos para hacer un checklist son los siguientes:

1. Registrar todas las tareas: el checklist debe contener todos los pasos o procesos que se deben llevar a cabo.
2. Ordenar las tareas: las tareas enumeradas en el paso anterior se deben organizar siguiendo un orden, ya sea por urgencia o porque los pasos se deben realizar con un determinado orden para que el resultado final sea adecuado.
3. Detallar los subítems: en caso de ser necesario, se deben especificar las tareas que se deben realizar para completar cada paso del checklist.
4. Añadir marcas: al lado de cada elemento de la lista, se debe añadir una caja vacía o algo similar para que el operario pueda marcar la tarea cuando esté terminada.
5. Comprobar que están todas las tareas: por último, se debe verificar que no se ha olvidado ningún elemento de la lista y que su orden es el correcto. Ya que si el checklist está mal, el operario también llevará a cabo su trabajo de manera errónea.

Ejemplo de checklist

Una vez hemos visto la definición de checklist y cómo se hace, vamos a ver un ejemplo de una lista de verificación para acabar de entender el concepto.

Por ejemplo, el siguiente checklist contiene todas las tareas que debe realizar la persona de recursos humanos encargada de incorporar un nuevo trabajador a una empresa. Así pues, el supervisor debe hacer todos los pasos que hay en la lista de verificación del ejemplo para incorporar un nuevo trabajador con éxito.

Tipos de checklist

Los tipos de checklist son:

• Checklist para procedimientos estándar: cada elemento de la lista es un paso del proceso. Se puede proporcionar más o menos detalle de cada paso según el conocimiento y la experiencia del operario en el proceso.
• Checklist para coordinar proyectos: en la lista se especifica qué tareas debe realizar cada integrante del equipo.
• Checklist para resolver problemas: la lista sirve para diagnosticar qué tipo de problema se trata y para solucionar dicho problema, de esta forma el operario puede arreglar el problema de forma rápida.
• Checklist para aumentar la objetividad: en la lista se enumeran una serie de elementos que ayudan a tomar decisiones de manera objetiva, sin dejarse influir por las emociones.
• Checklist para tareas pendientes: la lista incluye todas las tareas pendientes que aún quedan por completar. El objetivo de este tipo de checklist es no dejarse ninguna tarea sin hacer.
• Checklist para controlar: en la lista se añaden todos los aspectos que debe cumplir un proceso, máquina o lugar. Así pues, este tipo de checklist se usa para revisar si algo cumple con todos los requisitos especificados.

¿Cómo debe ser un checklist?

Un checklist (o lista de verificación) debería tener las siguientes características:

• Un checklist debe ser todo lo simple posible, de esta forma se facilita el trabajo.
• Agrupar varios elementos que se pueden hacer al mismo tiempo o lugar suele mejorar la eficiencia.
• En general, un checklist no debe ser demasiado detallado, sino que debe describir de manera sencilla cada paso.
• Cuando el orden de las tareas es importante, los pasos deberían estar ordenados según su orden de realización.
• En caso de que se produzca una interrupción, debería ser fácil saber qué elemento de la lista es el siguiente que se debe realizar para reducir el riesgo de olvidar un paso o de hacerlo dos veces.
• Un checklist debe poder usarse en el sitio de trabajo de manera cómoda, el operario no debe hacer un esfuerzo para leer o protegerlo del entorno.
• Ten en cuenta que algunos checklists se deben firmar y mantener como evidencia, mientras que otros convienen que sean reutilizables.
• Añadir una caja vacía delante de cada elemento de la lista para que el operario pueda marcar las tareas completadas ayuda a seguir el procedimiento de manera eficiente.
• Si las instrucciones son necesarias, se deben incluir. De lo contrario, deben omitirse ya que distraerán al usuario.
• Cuando se utilizan varios checklists, debido a la complejidad de la tarea, o la necesidad de que varias personas realicen controles en diferentes lugares, se puede utilizar un checklist principal que indique el cumplimiento de cada checklist subordinado.

Beneficios de un checklist

Las ventajas de utilizar un checklist o lista de verificación son las siguientes:

• Aumenta la productividad, ya que los operarios pueden realizar los procesos de manera más rápida y con menos errores.
• Mejora el orden y la organización.
• Favorece la delegación de tareas porque es más fácil realizar correctamente los procesos, lo que proporcionar más confianza para delegar.
• Aumenta la motivación de los usuarios, porque al completar cada tarea el cerebro lo percibe como una pequeña conquista y, en consecuencia, proporciona satisfacción.