5W2H

En este post se explica qué es la metodología 5W2H y para qué sirve. Por lo tanto, encontrarás cuáles son las preguntas del método 5W2H, un ejemplo de su aplicación y cuáles son sus ventajas y desventajas. Además, podrás ver recomendaciones para aplicar este método de manera correcta y conseguir un resultado mejor.

¿Qué es 5W2H?

5W2H es el nombre de una metodología que sirve para analizar una situación o un problema de una manera exhaustiva y precisa.

El acrónimo 5W2H significa what, why, where, when, who, how y how much, que traducido al español es qué, por qué, dónde, cuándo, quién, cómo y cuánto.

A menudo también se escribe 5W+2H.

El método 5W2H consiste en realizar estas 7 preguntas para hacer el diagnóstico de un problema. Así pues, el modelo 5W2H ayuda a determinar la causa raíz del problema y a encontrar su solución.

El origen de la metodología 5W2H es japonés, fue creado inicialmente para proyectos de gestión de calidad, como por ejemplo proyectos Lean Six Sigma. Actualmente el método 5W2H se usa para proyectos empresariales de todo tipo, pues es útil para resolver cualquier problema.

Metodología 5W2H

Las preguntas de la metodología 5W2H son:

• What (Qué)
• Why (Por qué)
• Where (Dónde)
• When (Cuándo)
• Who (Quién)
• How (Cómo)
• How much (Cuánto)

A continuación se profundiza en cada una de las preguntas que se deben hacer en la metodología 5W2H.

What (Qué)

Responder a esta pregunta es el paso inicial del proceso 5W2H. En esta pregunta la persona o equipo que está aplicando la metodología 5W2H debe definir el problema o el objetivo.

De modo que la respuesta a la pregunta debe proporcionar una descripción general de lo que pretende resolver el análisis 5W2H. Es importante que la descripción del problema sea clara y precisa, además, debes incluir el resultado que deseas obtener.

Why (Por qué)

El siguiente paso de este proceso consiste en definir por qué ocurre un problema, es decir, con esta pregunta se debe intentar identificar la causa principal del problema.

Por otro lado, esta pregunta también puede ser útil para definir por qué es necesario resolver el problema o el motivo por el que se está llevando a cabo este análisis. Explicar la razón subyacente puede ayudar a cada miembro del equipo, por ejemplo, a comprender por qué deben ejecutar algunas tareas específicas.

Where (Dónde)

Con esta pregunta se pretende especificar dónde ocurrió el problema o dónde es probable que surja una solución. Por ejemplo, si se trata de un problema relacionado con una máquina, la persona que realiza el análisis 5W2H puede indicar en qué máquina está ocurriendo. Asimismo, si se trata de un problema del cliente, se debe determinar la ubicación exacta del cliente y comprobar si hay otros problemas en ese sitio.

Cuando se usa el método 5W2H para lograr una meta, este paso puede incluir ubicar dónde podrían ocurrir las acciones para lograr esa meta. Por ejemplo, si un proyecto involucra múltiples áreas o departamentos, esta sección debería especificar dónde pueden ocurrir las reuniones y tareas del proyecto.

When (Cuándo)

La finalidad de esta pregunta es establecer el cronograma en el que un equipo puede implementar una resolución a su problema o realizar cada paso para lograr su objetivo.

Así pues, este paso puede incluir la creación de fechas de entrega para cada paso de un proyecto. La creación de hitos y plazos durante esta fase ayuda a establecer el orden necesario de acciones y permite determinar cualquier contingencia dentro de los pasos del proyecto.

Who (Quién)

Esta pregunta puede referirse a varios aspectos diferentes de un problema o proyecto, tales como:

• ¿Quién supervisa todo el proceso?
• ¿A quién involucra el proyecto? Por ejemplo, ¿involucra a empleados internos o a proveedores externos?
• ¿A quién afecta el problema?
• ¿Quién está trabajando en cada paso del proyecto?

Cabe destacar que el líder del equipo puede asignar tareas a los miembros del equipo durante este paso para asignar responsabilidades.

How (Cómo)

Responder a esta pregunta en profundidad es de gran ayuda para resolver un problema, implementar una solución o lograr una meta.

Durante este paso, el equipo aclara cuáles son todos los pasos necesarios y cómo se deben hacer, es decir, qué métodos o procedimientos se deben implementar para conseguir el objetivo.

How much (Cuánto)

Esta es la fase en la que el equipo estima el presupuesto del proyecto. Con toda la información recopilada en las preguntas anteriores, el equipo o la persona encargada puede determinar los costes para cada fase de su proyecto.

Cuando se utiliza la metodología 5W2H para analizar un problema de producción, esta pregunta también puede referirse a la cantidad de un producto.

En definitiva, en esta etapa se define la cantidad del proyecto, ya sea una cantidad monetaria, unidades defectuosas, número de quejas de clientes, etc.

Ejemplo de 5W2H

Una vez hemos visto la teoría sobre la metodología 5W2H, vamos a ver un ejemplo de cómo aplicar este método para asimilar el concepto por completo.

Ejemplo de un análisis 5W2H para la mejora de la productividad de un equipo de ventas:

• What (Qué): Actualizar el sistema de software del equipo de ventas.
• Why (Por qué): Porque el software está obsoleto y ya no satisface las necesidades de la empresa.
• Where (Dónde): En el departamento de ventas.
• When (Cuándo): Al final del trimestre actual.
• Who (Quién): Colaboran en el proyecto el gerente de ventas y personal del departamento de IT.
• How (Cómo): Analizar cinco productos alternativos y determinar el que mejor se adapta a las necesidades actuales de la empresa mediante una matriz de decisión.
• How much (Cuánto): El presupuesto máximo para comprar un software es de $120.000.

Como puedes ver, con la aplicación de la metodología 5W2H podemos realizar rápidamente un análisis del problema. Además, este procedimiento proporciona un camino hacia cómo resolver el problema, gracias especialmente a la pregunta How? (¿Cómo?). Ahora solo queda actuar según el plan establecido para acabar de resolver el problema.

Cómo usar el método 5W2H correctamente

En este apartado te mostramos algunos consejos para obtener un mejor resultado al aplicar el método 5W2H.

• Manténte siempre enfocado en la causa raíz del problema, no en los efectos eventuales que han causado. Es decir, intentar crear soluciones definitivas en lugar de paliativas. De este modo el problema no volverá a ocurrir en el futuro.
• Las soluciones implementadas a través del método 5W2H deben ser lo más objetivas posibles. Además, se debe tratar evitar que las soluciones tengan efectos secundarios que puedan requerir acciones adicionales para suprimirlos.
• Nunca te conformes con la primera buena idea, sino que propone varios enfoques a las diferentes situaciones analizadas. Esto aumentará el número de soluciones y, por tanto, la calidad de la solución escogida.
• El orden en que se responden las preguntas 5W2H es flexible, por lo que puedes seguir el orden que prefieras. Si el equipo no puede conseguir una respuesta clara para una pregunta, puede omitirla y abordar la siguiente. A medida que se avanza en el proceso, las otras respuestas a menudo se vuelven más claras.

Ventajas y desventajas de 5W2H

Ventajas:

• La metodología 5W2H puede usarse en cualquier situación, proceso o problema.
• Tiene en cuenta todos los aspectos del problema, ya que se realizan preguntas con las que se recopila mucha información.
• Ahorra tiempo en informes, presentaciones, reuniones y en (re)informar al equipo. Con solo 7 preguntas, los gerentes pueden resumir y comunicar cualquier tipo de problema de una manera que todos puedan entender.
• Es un método fácil de aplicar, no se necesita de un entrenamiento para poder implementarlo.

Desventajas:

• No es un método útil si no se conocen la mayoría de las respuestas a las preguntas.
• Se trata de una herramienta para resumir, por lo que puede que sea necesario añadir información más detallada al análisis.
• En ocasiones puede que las preguntas no sean fáciles de responder.