KPI

En este artículo se explica qué son los KPI y para qué sirven. Así pues, encontrarás las características que tiene un buen KPI, cómo se crea un KPI y ejemplos de KPI. Además, te mostramos cuáles son las ventajas y las desventajas de usar KPI en una empresa.

¿Qué es un KPI?

Un KPI es una métrica cuantitativa que indica el progreso hacia un objetivo, es decir, un KPI es un valor numérico que muestra si la situación actual de la empresa en un ámbito está cerca o lejos del objetivo.

Las siglas de KPI son de Key Perfomance Indicator, que en español significa Indicador Clave de Rendimiento.

Por ejemplo, uno de los KPI más utilizados en la gestión empresarial es el ingreso por cliente. Así pues, si una empresa genera unos ingresos anuales de 100.000$ y tiene 100 clientes, entonces el valor del KPI es 1.000$. Con este KPI la empresa puede hacer un seguimiento de la media de ingresos por cliente a lo largo del tiempo.

En definitiva, el valor de un KPI está directamente relacionado con un objetivo y, por tanto, es una herramienta que sirve para analizar la evolución de la empresa acerca de ese objetivo y ayuda a tomar decisiones al respecto.

KPI, Key Perfomance Indicator, Indicador Clave de Rendimiento.

Ten en cuenta que se pueden establecer KPI generales para toda la empresa o más específicos para un equipo o incluso para una persona. Además, se pueden definir KPI para diferentes áreas de la organización: KPI del departamento de ventas, KPI del departamento financiero, KPI del departamento logístico, etc.

Características de un KPI

Para que un KPI sea bueno y útil para la organización, debe tener las siguientes características:

  • Alcanzable: el objetivo relacionado con el KPI debe ser realista, por lo que los trabajadores deben ver el objetivo como algo posible.
  • Medible: el objetivo detrás del KPI debe poder ser cuantificable.
  • Relevante: un KPI solo será útil si es importante para el desarrollo de la empresa.
  • Periódico: el valor del KPI debe actualizarse cada un cierto intervalo de tiempo.
  • Exacto: el valor medido por el KPI debe ser preciso y representativo de la realidad.

Ejemplos de KPI

Ahora que ya sabemos la definición de KPI, vamos a ver varios ejemplos de KPI para acabar de entender el concepto.

  • Ejemplos de KPI financieros: ratio de liquidez, Retorno Sobre la Inversión (ROI), Margen de Beneficio Neto (NPM).
  • Ejemplos de KPI de ventas: volumen de compra por cliente, coste de adquisición de un cliente, devoluciones por cliente.
  • Ejemplos de KPI de logística: tiempo de aprovisionamiento (Lead Time), número de pedidos entregados a tiempo, rotación de inventario.
  • Ejemplos de KPI de producción: tiempo de ciclo, ratio de productos defectuosos, unidades producidas por unidad de tiempo.
  • Ejemplos de KPI de marketing ditial: tráfico de la página web, porcentaje de clics (CTR), ratio de conversión (número de ventas dividido por el número de visitas).
  • Ejemplos de KPI de recursos humanos: tasa de rotación del personal, satisfacción de los empleados, tasa de absentismo.

Cómo hacer un KPI

Para crear un KPI útil para la organización te recomendamos seguir los siguientes pasos:

  1. Debate las metas e intenciones con las personas interesadas: los KPI son tan útiles como los hacen los usuarios. Antes de elaborar cualquier informe de KPI, debes comprender lo que las personas detrás del objetivo están tratando de lograr.
  2. Define objetivos SMART: los KPI deben estar vinculados a objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas y con límites de tiempo). Los KPI vagos, difíciles de determinar y poco realistas tienen poco o ningún valor.
  3. Formula los KPI: cada KPI que definas debe estar asociado a un objetivo de la empresa. Ten en cuenta que puedes utilizar fórmulas para crear un KPI, de manera que el valor del KPI sea el resultado de una operación matemática.
  4. Claridad: todos en la organización deben comprender los KPI para poder actuar en consecuencia. Cuando las personas entienden cómo trabajar con los KPI, pueden tomar decisiones basándose en los datos.
  5. Los KPI deben ser adaptables: a medida que creas los KPI, debes estar preparado para que aparezcan nuevos problemas comerciales y para que se preste más atención a otras áreas. Así pues, a medida que cambian las necesidades comerciales y de los clientes, los KPI también deben adaptarse a los objetivos de la organización.
  6. Evita la sobrecarga de KPI: la inteligencia empresarial ha proporcionado a las organizaciones acceso a montones de datos y visualización interactiva de datos, lo que facilita medir cualquier cosa. No obstante, los KPI deberían crearse para los objetivos más importantes, de este modo se evita la sobrecarga de KPI y ayuda al personal a centrarse en las medidas más relevantes.

Tipos de KPI

Los tipos de KPI son:

  • KPI estratégicos: monitorizan los objetivos generales de la organización. Los ejecutivos generalmente buscan uno o dos KPI estratégicos para averiguar el rendimiento de la organización en un momento dado. Por ejemplo: el retorno de la inversión, los ingresos y la cuota de mercado.
  • KPI operativos: miden el rendimiento en un período de tiempo más corto y se centran en los procesos y la eficiencia de la organización. Por ejemplo: ventas por región, promedio de los costes de transporte mensuales y coste por adquisición (CPA).
  • KPI funcionales: muchos indicadores clave de rendimiento están vinculados a funciones específicas, como finanzas o TI. Mientras que TI puede rastrear el tiempo medio de un usuario en la página web o el tiempo de actividad promedio, los KPI de finanzas controlan el margen de beneficio bruto o el rendimiento de los activos. En realidad, esta clase de KPI también se pueden clasificar como estratégicos u operativos.
  • KPI principales o rezagados: los KPI también pueden ser principales o rezagados. Los KPI principales ayudan a predecir los resultados, en cambio, los KPI rezagados monitorizan lo que ya sucedió. Las organizaciones usan una combinación de ambos para asegurarse de que están rastreando lo que es más importante.

Ventajas y desventajas de los KPI

Ventajas:

  • Ayuda a responsabilizar a los empleados por sus acciones (o la falta de ellas).
  • Puede motivar a los empleados que se sienten desafiados positivamente para cumplir con los objetivos.
  • Permite a una empresa medir el progreso hacia sus objetivos.
  • Ayuda a tomar decisiones basándose en datos.

Desventajas:

  • Para que un KPI sea realmente útil se necesita un compromiso para recopilar datos de manera constante durante largos períodos de tiempo, de este modo se puede ver la evolución del KPI.
  • Requieren un seguimiento continuo y, por tanto, se necesita invertir tiempo y esfuerzo en ellos.
  • Cabe la posibilidad de que los gerentes se centren erróneamente más en los KPI en lugar de estrategias más amplias.
  • Pueden desalentar a los empleados si los objetivos de KPI no son razonables.

1 comentario en “KPI”

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