En este artículo se explica qué es la matriz de Eisenhower y para qué sirve. Así pues, encontrarás en qué consiste cada cuadrante de la matriz de Eisenhower, cómo se hace la matriz de Eisenhower y un ejemplo de este tipo de matriz. Además, podrás ver cuáles son las ventajas y las desventajas de la matriz de Eisenhower.
Índice
¿Qué es la matriz de Eisenhower?
La matriz de Eisenhower es una matriz que te ayuda a clasificar las tareas según su urgencia y su importancia. Por lo tanto, la matriz de Eisenhower es una herramienta que sirve para gestionar tus tareas de manera eficiente.
La matriz de Eisenhower también se llama matriz urgente vs importante o caja de Eisenhower.
A menudo, cuando gestionamos un proyecto complicado, tenemos tantas tareas que no sabemos por dónde empezar ni qué tareas se deben priorizar. Así pues, la matriz de Eisenhower es muy útil para determinar qué tareas son realmente importantes y urgentes, que por tanto se deben hacer inmediatamente, y qué tareas puedes dejar de hacer porque aportan muy poco valor.
La matriz de Eisenhower fue inventada por el presidente de los Estados Unidos Dwight Eisenhower, por eso recibe este nombre. Sin embargo, la matriz de Eisenhower fue popularizada décadas más tarde por Stephen Covey con su libro de Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.
Cuadrantes de la matriz de Eisenhower
Los cuadrantes de la matriz de Eisenhower son:
- Cuadrante 1: urgente e importante. Son aquellas tareas que debes priorizar.
- Cuadrante 2: no urgente e importante. Son actividades que se centran en los objetivos a largo plazo.
- Cuadrante 3: urgente y no importante. Se recomienda delegar estas tareas.
- Cuadrante 4: no urgente y no importante: Estas tareas deberían ser eliminadas.
Cuadrante 1: urgente e importante
Las tareas urgentes e importantes exigen que actúes rápidamente. Estas actividades suelen tener plazos visibles y consecuencias por demorarse en tomar medidas. En la mayoría de los casos, se trata de cosas que se sugirieron desde una fuente externa o cosas que se pospusieron hasta al punto de acercarse a la fecha límite. De cualquier manera, requieren una respuesta de modo de crisis.
Por ejemplo:
- Tienes que cubrir un proyecto para un compañero enfermo.
- El coche se para en medio de la carretera.
- Hay goteras y tu cocina está inundada.
- Un cliente acude a ti con un problema muy grande.
- Te han asignado una tarea inesperada de última hora.
Las tareas del cuadrante 1 son inevitables. Incluso si eres de los que nunca pospone las tareas (lo cual es prácticamente imposible), siempre habrá algo fuera de tu control. Sin embargo, el problema surge cuando te enfocas en estas tareas inesperadas o con fecha límite y excluyes las metas a largo plazo que son importantes para ti.
Cuadrante 2: no urgente e importante
Las tareas no urgentes pero importantes son aquellas que ayudan a la organización a lograr objetivos a largo plazo. Generalmente no tienen una fecha límite (o incluso una fecha de finalización), por lo que es fácil posponerlos en favor de tareas más urgentes.
Sin embargo, estas tareas tienen un efecto mucho mayor en la efectividad a largo plazo para lograr las metas de la empresa, por lo que también deben llevarse a cabo.
Por ejemplo:
- Planificación de proyectos a corto y largo plazo.
- Tareas habituales o de mantenimiento.
- Trabajar en las redes profesionales (networking) y en las relaciones personales.
- Aprender una nueva habilidad, mantenerse al día con la investigación actual del ámbito relacionado con tu trabajo, asistir a eventos educativos.
- Ejercicio físico y revisiones médicas rutinarias.
El cuadrante 2 es el punto óptimo de la gestión del tiempo personal. Este es el lugar donde no te concentras en los problemas (como en el primer cuadrante) sino en las oportunidades y el crecimiento. Vivir desde este cuadrante de la matriz significa que eres proactivo y priorizas actividades que aumentan tus habilidades y energía, y contribuyen a lograr metas significativas.
Cuadrante 3: urgente y no importante
Las tareas urgentes pero no importantes son aquellas tareas llamadas «busy work». Estas tareas a menudo se basan en expectativas establecidas por otros y no acercan a la organización a sus objetivos a largo plazo.
Por ejemplo:
- Interrupciones innecesarias de compañeros de trabajo.
- Revisar tu teléfono móvil o correo electrónico cada vez que suena.
- Responder a ciertos textos, correos electrónicos o mensajes de redes sociales.
- Actuar sobre cupones u ofertas de tiempo limitado.
- Algunas reuniones en las que no se aprovecha el tiempo.
El cuadrante 3 es donde se encuentra el simple efecto de urgencia. El impulso para completar tareas debido a fechas límites significa que se asumen tareas que en realidad no son significativas. Dado que las tareas del tercer cuadrante son urgentes pero normalmente están relacionadas con las prioridades de otra persona, pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede implicar que estás haciendo cosas que deberías hacer en lugar de lo que quieres hacer.
En definitiva, centrarse en las tareas del tercer cuadrante puede hacerte sentir que no estás cumpliendo con tus objetivos de vida más importantes o que no tienes control sobre tu vida cotidiana. Por eso debes tratar de delegar tantas tareas de este cuadrante como puedas.
Cuadrante 4: no urgente y no importante
Las tareas que no son urgentes ni importantes son actividades que hacen perder el tiempo y que deben eliminarse. Estas actividades no contribuyen al progreso de los objetivos, pero pueden terminar absorbiendo una gran cantidad de tiempo.
Por ejemplo:
- Ver televisión durante horas.
- Refrescar sin pensar las redes sociales.
- Actividades de evitación, como clasificar y organizar el correo electrónico en lugar de responderlo.
- Compras excesivas o pasar demasiado tiempo navegando por Internet.
- Te han asignado una tarea inesperada de última hora.
El cuadrante 4 es el cuadrante del exceso y la gratificación inmediata que finalmente te deja sintiéndote insatisfecho.
Evidentemente, todos necesitamos algo de tiempo libre. La clave es que estas actividades sean un equilibrio entre el ocio y las responsabilidades laborales. Pues, si no eres consciente sobre ello, la forma en que pasas tu tiempo de ocio puede agotar tu energía, pasión y creatividad.
Cómo hacer una matriz de Eisenhower
Para hacer una matriz de Eisenhower debes seguir los siguientes pasos:
- Haz una lista de las tareas: en primer lugar, debes elaborar una lista con todas las tareas que aún tienes por hacer.
- Dibuja la matriz de Eisenhower: representa en una hoja o una diapositiva los cuatro cuadrantes de la matriz de Eisenhower. Te recomendamos que pintes cada cuadrante de un color diferente para ayudarte a distinguir los diferentes tipos de tareas.
- Relaciona cada tarea con un cuadrante: añade cada una de las tareas de la lista que has escrito previamente al cuadrante de la matriz de Eisenhower que le corresponde según su urgencia y su importancia.
- Analiza la matriz de Eisenhower: una vez has clasificado todas las tareas, analiza cada cuadrante y la matriz en general para determinar si debes seguir el mismo camino o, por el contrario, si debes replantearte lo que estás haciendo.
- Toma acción: decide qué debes hacer con las tareas de cada cuadrante, con qué orden debes realizarlas y empieza a trabajar para avanzar hacia tus objetivos.
Ejemplo de matriz de Eisenhower
Para acabar de asimilar el concepto, a continuación te dejamos con un ejemplo de una matriz de Eisenhower.
En este caso, analizaremos la matriz de Eisenhower del Director de Producto de una empresa. La matriz de Eisenhower puede resultar muy útil para trabajadores con grandes responsabilidades, ya que deben saber delegar tareas para realizar su trabajo de manera efectiva.
Ventajas y desventajas de la matriz de Eisenhower
Ventajas:
- Es una herramienta muy útil para gestionar muchas actividades, pues te permite identificar fácilmente qué tareas debes delegar o incluso eliminar.
- Además, facilita determinar cuáles son las tares más urgentes e importantes y que, por tanto, deben hacerse antes.
- También mejora la productividad, pues evita que se pierda tiempo con tares no importantes y no urgentes. El objetivo de la matriz de Eisenhower es conseguir que el tiempo invertido sea de calidad.
Desventajas:
- Clasificar las tareas según su urgencia y su importancia no es tan sencillo como parece, por lo que puede llevar un tiempo en hacer la matriz de Eisenhower.
- No sirve de nada hacer la matriz si luego no se actúa en consecuencia. Después de completar la matriz, se deben tomar decisiones en base a la importancia y la urgencia de las tareas.
- Su implementación es difícil en equipos de trabajo grandes, pues la importancia y la urgencia de cada tarea puede variar según la persona.