En este artículo te explicamos qué son los diagramas de afinidad y para qué sirven. Así pues, encontrarás cómo se hace un diagrama de afinidad, un ejemplo de este tipo de diagrama y cuáles son sus ventajas y desventajas.
Índice
¿Qué es un diagrama de afinidad?
Un diagrama de afinidad es un diagrama en el que se recolecta una gran cantidad de ideas y se ordenan en grupos según sus relaciones. Así pues, el diagrama de afinidad sirve para organizar ideas e información sobre un asunto o problema.
El diagrama de afinidad fue creado por Jiro Kawakita en la década de 1960, por eso también se conoce como método KJ.
El diagrama de afinidad es una herramienta muy utilizada en la gestión de proyectos, pues ayuda a organizar ideas en grupos en función de sus relaciones naturales, lo que facilita su posterior revisión y análisis. Asimismo, también se usa en investigación para estructurar notas de entrevistas y conocimientos valiosos. Además, resulta útil para organizar diversas formas de comentarios no estructurados, como respuestas de encuestas abiertas, registros de llamadas de soporte y datos cualitativos.
En definitiva, tal y como indica su nombre, el objetivo del diagrama de afinidad es encontrar la «afinidad» que existe entre las diferentes ideas propuestas y luego clasificarlas en grupos según sus similitudes. De este modo se puede analizar mejor el problema y, por tanto, resulta más fácil solucionarlo. A continuación veremos detalladamente cómo se realiza un diagrama de afinidad.
Cómo hacer un diagrama de afinidad
Los pasos para hacer un diagrama de afinidad son:
- Plantear el problema u objetivo: lógicamente para poder solucionar un problema primero se debe definir.
- Brainstorming: cada uno de los asistentes empezará a decir ideas para solucionar el problema y uno de los integrantes las apuntará en una pizarra o en una cartulina para poder visualizarlas. Se recomienda utilizar notas adhesivas (post-it) para luego poder mover las ideas.
- Agrupar las ideas: una vez ya no se tienen más ideas, se deben clasificar por categorías, es decir, se deben ajuntar todas aquellas ideas que comparten algunas características. Este paso se puede hacer directamente en equipo o, por otro lado, primero que cada participante lo haga individualmente y luego se ponen en común las diferentes clasificaciones.
- Poner nombre a las agrupaciones: debes poner un nombre a cada grupo formado que describa su naturaleza, esto te ayudará a identificar las causas del problema.
- Analizar el diagrama de afinidad: ahora que ya tenemos el diagrama de afinidad hecho, debemos analizar el resultado obtenido y tomar decisiones al respecto para solucionar el problema.
Ten en cuenta que el proceso de construir un diagrama de afinidad normalmente se hace en equipo, para así proponer más ideas.
Además, durante el proceso de creación del diagrama de afinidad es importante que tengas presente los siguientes puntos:
- No se debe intentar poner en ningún orden los papeles en los que se escriben las ideas hasta que termine la lluvia de ideas.
- Si una idea parece pertenecer a dos grupos, se escribe otra igual para que se pueda añadir a ambos grupos.
- Si hay ideas controvertiaos durante la agrupación, los participantes deben compartir abiertamente sus pensamientos y razones, y como resultado, se hace un esfuerzo para llegar a un consenso entre los participantes.
Ejemplo de diagrama de afinidad
Una vez hemos visto la definición de un diagrama de afinidad y la teoría sobre cómo se hace, vamos a ver un ejemplo de un diagrama de afinidad.
Ventajas y desventajas del diagrama de afinidad
El diagrama de afinidad tiene las siguientes ventajas y desventajas:
Ventajas:
- El diagrama de afinidad resulta muy útil cuando se tiene una gran cantidad de información, pues permite organizar muchas ideas y conceptos.
- Permite entender un problema complejo. En este sentido, es una buena herramienta para solucionar problemas difíciles.
- Mejora la cohesión de equipo.
- Incentiva la creatividad del grupo ya que es un método de análisis visual.
Desventajas:
- El resultado depende de las ideas generadas. Por lo que si las ideas no son buenas, no se obtendrá un buen resultado.
- No se ordenan las ideas por ninguna prioridad, solamente se agrupan según sus relaciones.
- Resulta difícil explicar el resultado obtenido por un diagrama de afinidad a una persona que no ha colaborado en su elaboración.
- El diagrama de afinidad no es apropiado para problemas sencillos o problemas en los que se generarán pocas ideas.
¿Cuándo usar un diagrama de afinidad?
Para terminar, a modo de resumen, vamos a ver en qué situaciones es una buena idea utilizar el diagrama de afinidad para analizar un problema o asunto.
La principal ventaja del diagrama de afinidad es que permite ordenar y agrupar muchos datos e ideas. Así pues, el diagrama de afinidad se debe usar cuando se tiene un problema difícil con mucha información, ya que el diagrama de afinidad te ayudará a organizar los datos y a analizar el problema.
El diagrama de afinidad también es útil para arreglar un problema que implica a un grupo de trabajo, porque permite que todos los integrantes del grupo participen en el análisis del problema y, por tanto, se llega a una solución que satisface en cierto grado a todos.
Por otro lado, está claro que no se debe utilizar este tipo de diagrama cuando se tiene poca información del problema, en este caso es mejor analizar cada idea por separado.
Ten en cuenta que el diagrama de afinidad por sí solo no resuelve el problema, sino que simplemente ayuda a analizarlo. Luego se debe diseñar un plan de acción para solucionar el problema.