En este artículo se explica en qué consiste el ciclo PDCA y para qué sirve. De modo que encontrarás qué significan las siglas PDCA, cuáles son las etapas de este método y un ejemplo real de su implementación. Además, podrás ver cuáles son los beneficios de aplicar el ciclo PDCA y cuándo es conveniente utilizarlo.
Índice
¿Qué es el ciclo PDCA?
El ciclo PDCA es un método de mejora empresarial que sirve para optimizar un proceso de manera continua. El ciclo PDCA consta de cuatro etapas: Plan (P), Do (D), Check (C) y Act (A), que en español significan Planificar, Hacer, Comprobar y Actuar, por eso también se conoce como ciclo PHVA.
El ciclo PDCA fue inventado por Walter A Shewhart. No obstante, fue el estadístico y experto en calidad Edwards Dwming quien popularizó este método, por lo que también recibe el nombre de ciclo de Deming.
Cabe destacar que el ciclo PDCA es una técnica muy utilizada en el ámbito de la gestión de la calidad, por ejemplo, se utiliza frecuentemente en los Sistemas de Gestión de la Calidad (SGC). Más abajo entraremos en detalle en qué situaciones se debe usar el ciclo PDCA y en qué situaciones no.
La principal característica de la metodología PDCA es que es un ciclo, es decir, una vez se ha terminado la última etapa del proceso se vuelve a ejecutar la primera etapa, lo que significa que se debe ir ejecutando el plan de mejora de manera repetitiva. Por lo tanto, el ciclo PDCA se trata de un método de mejora continua.
Etapas del ciclo PDCA
Las etapas del ciclo PDCA son:
- Plan (Planificar).
- Do (Hacer).
- Check (Comprobar).
- Act (Actuar).
A continuación se explica cada fase del ciclo PDCA detalladamente.
Plan (Planificar)
La primera etapa del ciclo PDCA es planificar. En esta etapa es importante definir los objetivos que se pretenden conseguir con la implementación del método PDCA, por lo tanto, los objetivos deben ser claros, cuantificables y sobre todo alineados con la meta de la empresa (objetivos SMART).
En esta etapa también debemos recopilar información sobre la situación actual, es decir, se deben recoger datos que permitan hacer un análisis de cómo está el proceso en este momento. Para ello, podemos diseñar KPIs para cuantificar diferentes aspectos de nuestro problema.
Sin embargo, esta etapa no termina con la recolección de datos, sino que luego se deben analizar para encontrar las causas de nuestro problema. En este sentido, podemos calcular medidas estadísticas y representar los datos en diagramas para extraer conclusiones.
Finalmente, una vez ya sabemos la causa de nuestro problema, debemos diseñar un plan de acción para mejorar esta situación. Además, tenemos que planificar las diferentes etapas del proceso de mejora que se llevarán a cabo y los plazos de tiempo que necesitará cada etapa.
En esta etapa pueden resultar útiles las siguientes herramientas:
- Técnica de los 5 ¿Por qué?
- Diagrama de Ishikawa
- Diagrama de Pareto
- Value Stream Mapping
- Diagrama de Gantt
- Análisis Modal de Fallos y Efectos (AMFE)
Do (Hacer)
La segunda etapa del ciclo PDCA consiste en hacer todo lo que se ha planificado en la fase anterior. Así pues, se deben implementar los cambios propuestos para conseguir una mejora del proceso.
En esta etapa es importante organizar bien el equipo de trabajo y asignar a cada integrante las tareas que debe realizar, además, la coordinación entre los compañeros del equipo es fundamental para conseguir una mejora exitosa.
Ten en cuenta que normalmente se suele hacer una prueba piloto antes de poner en funcionamiento la mejora, de modo que primero se prueba la mejora a pequeña escala y luego, si el resultado es positivo, se implementa la mejora a todo el proceso. De esta forma se reducen las pérdidas económicas por problemas que no se habían considerado.
Check (Comprobar)
La tercera etapa del ciclo PDCA se basa en controlar que la mejora implementada está funcionando y que los resultados obtenidos son positivos.
Para ello, se deben recolectar datos del proceso con la nueva mejora para comparar los nuevos resultados con los resultados esperados y ver si hay alguna diferencia.
En definitiva, el objetivo de la etapa de comprobar es verificar que el proceso sigue según lo implementado en el plan y, por tanto, avanza en la dirección correcta.
Las siguientes herramientas te serán de gran utilidad en esta etapa:
- Gráfico de control
- Sistema de monitoreo y evaluación
- Diagrama de dispersión
- Cuadro de mando
- Lista de verificación
Act (Actuar)
La última etapa del ciclo PDCA consiste en ajustar el plan de mejora según las conclusiones extraídas del análisis de la etapa anterior. De modo que el objetivo de esta etapa es corregir los fallos que se han producido al implementar las mejoras en el proceso.
Al llevar a cabo nuevas acciones, se completa la etapa y vuelve a empezar el ciclo PDCA, pues corregir implica planificar, hacer y volver a comprobar que las medidas tomadas han sido las correctas. Por lo tanto, el ciclo PDCA es en realidad un método de mejora continua, ya que el ciclo se puede repetir indefinidamente.
Ejemplo de ciclo PDCA
En el siguiente ejemplo se muestra como el Hospital de Mujeres y Niños de Ningbo en China implementó el ciclo PDCA para reducir el tiempo que transcurre desde la decisión de realizar una cesárea hasta el parto del bebé. Se trata de un caso real de aplicación del ciclo PDCA.
En ese momento el tiempo promedio era de 14,40 minutos. El hospital tomó la decisión de implementar una mejora de este tiempo mediante el ciclo PDCA porque en situaciones de emergencia es fundamental para salvar vidas y mejorar los resultados de los pacientes.
- Plan (P): gracias al análisis del proceso se determinó que las causas que más afectaban al tiempo eran un proceso defectuoso, la falta de experiencia en primeros auxilios y la pobre cooperación entre departamentos.
- Do (D): el equipo de mejora desarrolló varias medidas para mejorar el proceso como simplificar el proceso quirúrguico, establecer un equipo especializado en este tipo de partos y con experiencia en primeros auxilios, estandarización de los procesos de trabajo y realizar simulacros de emergencia en varios departamentos.
- Check (C): el hospital supervisó y analizó el progreso mensualmente, creando resúmenes de evaluación regulares y refinando las medidas de mejora a lo largo del tiempo.
- Act (A): después de refinar los procesos de mejora, la implementación del ciclo PDCA optimizó el proceso de parto por cesárea, pues aumentó la colaboración entre departamentos y se redujo el tiempo promedio a 12,18 minutos en el siguiente año.
Ventajas y desventajas del ciclo PDCA
Ventajas:
- El ciclo PDCA es versátil, de manera que se puede emplear en una gran variedad de problemas empresariales.
- Se trata de una técnica simple y fácil de entender, al mismo tiempo, es una herramienta poderosa para lograr un cambio a mejor en la empresa.
- Es un método de mejora continua, lo que permite a la empresa reinventarse permanentemente.
- Incentiva el trabajo en equipo.
- Aumenta la productividad de los procesos.
Desventajas:
- A pesar de que es una metodología fácil de entender, resulta difícil de implementar porque el trabajo no es fácil.
- La implementación completa del ciclo PDCA es un proceso lento, por lo que es necesario un enfoque a largo plazo.
- Además, requiere un compromiso por parte de los trabajadores de la empresa, ya que no es un proceso que se realiza una sola vez, sino que se hace de manera continua. En este sentido, es importante el liderazgo de los dirigentes.
- El ciclo PDCA solo aborda los problemas internos, pero rara vez sirve para solucionar los problemas externos.
Cuándo usar el ciclo PDCA
En general, resulta útil usar el ciclo PDCA cuando:
- Se empieza una mejora de un proyecto.
- Se desarrolla un nuevo diseño de un proceso, producto o servicio.
- Se define un proceso repetitivo.
- Se implementa cualquier cambio.
- Se trabaja hacia la mejora continua.
PDCA y DMAIC
DMAIC es una metodología de la estrategia de mejora de procesos Six Sigma, es decir, DMAIC es un método que sirve a las organizaciones para medir y mejorar su rendimiento. Las etapas del método DMAIC son definir, medir, analizar, mejorar y controlar.
No obstante, el uso de PDCA no excluye utilizar la metodología DMAIC, pues son dos métodos complementarios. De hecho, las etapas del ciclo PDCA se pueden relacionar con las etapas del método DMAIC: planificar se refiere a las etapas definir, medir y analizar; hacer se asocia con la etapa de mejora; verificar y actuar corresponden a la etapa de controlar.
Así pues, PDCA y DMAIC son dos metodologías que sirven para mejorar procesos, pero la principal diferencia entre PDCA y DMAIC es que PDCA se centra en una mejora continua del proceso, en cambio, el objetivo principal de DMAIC es medir y analizar el problema y a partir de estos resultados se toman decisiones.